Concur Expense: 監査ルール

設定ガイド

Last, Revised, August, 17, 2024

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Travel
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Invoice
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Request
 Professional/Premium edition
 Standard edition

目次

セクション 1: 権限 1

セクション 2: 概要 1

セクション 3: カスタム監査ルール 2

提供された監査ルール 2

一般的なルール 2

付加価値税 (VAT) のルール 3

監査ルールに関する一般概念 3

条件 ("if/then" 形式の条件文の "if" にあたる部分) 3

イベント (トリガー) 4

規定外フラグ ("if/then" 形式の条件文の "then" にあたる部分) 6

表示先 7

概要 – カスタム監査ルールの基本的な作成処理 7

条件式を理解する 8

カスタム監査ルールとさまざまな通貨 14

例 14

条件ページ 15

手順: カスタム監査ルール 31

カスタム監査へのアクセス 31

カスタム監査ルールの追加 32

カスタム監査ルールのコピー 37

カスタム監査ルールの編集 38

カスタム監査ルールの非アクティブ化/アクティブ化 39

カスタム監査ルールの削除 39

カスタム監査ルールの表示 39

セクション 4: その他のカスタム監査ルールの例 40

イメージ認証日付 (e 文書) 40

複数の経費タイプ ([次に含まれる]/[次に含まれない] および [が次の値に等しい]/[が次の値に等しくない]) 41

配賦 42

取引タイプ 43

連結リスト 44

無効なリスト項目 45

重複した取引の差異 46

経費為替レートの差異 49

日別/週別/月別/年別限度額 - 単一の経費タイプ 49

日別/週別/月別/年別限度額 - 複数の経費タイプ 52

日別/週別/月別/年別限度額に対する規定外フラグ メッセージの変数 - 単一または複数の経費タイプ 53

日別/週別/月別/年別取引頻度数 - 複数の経費タイプ 57

法人カード取引が # 日よりも古い場合に提出を阻止 58

未使用または未提出の法人カード取引の管理 59

同席者総額と同席者頻度 ([同席者がある入力の提出] イベントを使用) 63

出張手当 67

通常の経費としてのコーポレート カード ATM 取引 68

経費と事前承認申請の限度額およびエントリの比較 68

日付オブジェクト - 日数および月数の加算と減算 69

仮払申請 - 差引請求額管理から含まれる残高を除外 70

特定の支払タイプの未割り当てカード取引の検出 70

日本の公共交通機関経路データを使用した検出とフラグ設定 72

[レポート開始日] フィールドと [レポート終了日] フィールドの使用 74

走行距離差異 (Google マップ) 76

Drive: Drive 不使用 76

Drive: Drive ポリシー備忘メール 77

Drive: 走行経路必須 78

外貨金額: 計上金額と通貨 ID 79

ルール #1: チップが金額と等しい 79

ルール #2: チップが金額の 18% をよりも大きい 81

クレジット カードの付加価値税データ 83

加盟店の税 ID 84

経費エントリ フォームの初期設定 84

ルールの設定 84

従業員の休暇 85

ルールの設定 86

セクション 5: 提供されているカスタム監査ルール 87

比較航空運賃 87

航空運賃の限度額 91

航空運賃の支払方法 93

航空運賃優先業者 94

従業員への支払金額 95

銀行口座通貨チェック 95

朝食の限度額 96

出張中の食事の限度額 97

レンタカーの限度額 98

レンタカーの限度額 99

レンタカーの支払方法 100

レンタカー優先業者 101

夕食の限度額 102

重複したチケット番号 103

重複取引チェック 104

コーポレート カード取引チェックなしの電子領収書 105

交際費などの限度額 106

経費限度額チェック 107

週末日の経費 108

ホテル明細化必須 109

宿泊の支払方法 110

昼食の限度額 111

事務用品の限度額 112

駐車場の限度額 113

コーポレート カードの私的使用 114

レポート総計 114

タクシーの限度額 115

チケット番号の不一致 116

出張チケット番号の不一致 117

出張強制的な一致: E-Receipt、出張、およびカード データ 118

出張支払タイプ 120

出張一致する予約なし 121

出張一致しない予約 (承認者/処理者のみ) 123

出張実際対予約、航空運賃 125

Travel 実際対予約、レンタカー 126

出張実際対予約、レンタカー一日あたり 127

出張実際対予約、一日当たりの部屋の料金 128

VAT 通貨整合性チェック 129

VAT 領収書必須チェック 130

セクション 6: ランダム監査ルール 130

一般概念 131

一般概念 131

イベント (トリガー) 131

表示先 131

規定外フラグ 132

概要 – ランダム監査ルールの基本的な作成処理 132

手順: ランダム監査ルール 133

ランダム監査へのアクセス 133

ランダム監査ルールの追加 134

ランダム監査ルールの編集 136

ランダム監査ルールの非アクティブ化/アクティブ化 136

ランダム監査ルールの削除 136

セクション 7: 付録 - 既定の規定外フラグ コード 137

改訂履歴

監査ルール

注意: 複数の SAP Concur 製品バージョンおよび UI テーマを利用できるため、このコンテンツには、実装と正確に一致しないイメージまたは手順が含まれている場合があります。たとえば、SAP Fiori UI テーマが実装されている場合、ホーム ページのナビゲーションは [SAP Concur ホーム] メニューに統合されます。

権限

ユーザーがこの機能を使用するための適切な権限を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス許可がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス許可を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要があるため、適切な権限がない場合は、社内の SAP Concur 管理者にお問い合わせください。

さらに、このガイドに記載されている作業は SAP Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて SAP Concur Support にご依頼ください。

概要

経費精算の管理の一部である監査ルール ツールでは、以下の 3 つのタイプの監査ルールが使用されます。

• カスタム監査ルールは、Expense ユーザーが入力した情報を監視するために使用するもので、イベントによってトリガーされます。カスタム監査ルールは、会社の特定の構成および Travel and Entertainment (T&E) ルールに合わせて調整できます。たとえば、朝食限度額を 20.00 USD 未満として定義するルールを作成し、ユーザーが経費を保存するとルールがトリガーされるとします。その後、ユーザーが 20.00 USD 以上の朝食経費を保存すると、規定外フラグが生成されます。
• ランダム監査ルールでは、提出済レポートの割合 (10% の場合、各経費精算レポートの監査される確率が 10% になるなど)、または特定のレポート数 (10 件ごとの提出済経費精算レポートなど) として、選択した経費精算レポートを監査できます。
• 検証ルールは、経費精算レポートのフィールド値を、会社がインポートした既定値のテーブルと比較するために使用します。比較するタイミングは、エントリの保存および提出時、配賦の保存、レポートの保存、提出、または投稿時などに設定できます。比較の結果、不一致が見つかると検証ルールは規定外フラグを生成し、レポート フィールドを更新します (配賦の保存時を除く)。

1. 会社の構成によっては、検証ルールの機能を使用できない場合があります。この機能を有効化するには、サービス申請を SAP Concur に提出する必要があります。

• 検証ルールの詳細については、設定ガイド Expense: 監査ルール (検証ルール) をご参照ください。

使用するドキュメントは、管理する必要があるルールのタイプによって異なります。

カスタム監査ルール

カスタム監査ルールを使用して、以下のような Expense ユーザーのアクティビティを監視します。

• 推奨支払先の使用を監視する
• 朝食など、特定のタイプの経費に対して許容される最大金額を定義する
• 特定の従業員によって提出されたすべての経費精算レポートを監視する
• 同席者に支払われた金額を追跡する

カスタム監査ルールは、以下に適用できます。

• 経費 (支払先、経費金額、日付、プロジェクト コードなどに関連)
• 経費精算レポート (レポート総計、承認ステータス、レポート日付などに関連)
• 申請 (旧称: 出張申請) (申請の金額と関連する経費精算レポートの金額との比較など)
• 従業員 (個々の従業員、グループなどに関連)
• 同席者

提供された監査ルール

一般的なルール

システムに追加のカスタム監査ルールが提供されている場合があります。新規ルールをすべて作成するのではなく、これらの提供されたルールを単に有効化 (および編集) することができます。このガイドでは、カスタム監査ルール プロセス全体を理解するために必要な情報を提供します。この情報を使用して、新規ルールを作成するか、提供されたルールを編集および有効化します。

• 提供されている監査ルールの簡単な説明については、このガイドで提供されているカスタム監査ルールを参照してください。

付加価値税 (VAT) のルール

SAP Concur によって提供され、付加価値税 (VAT) を追跡する会社で使用される 2 つのカスタム監査ルール (VAT 通貨整合性チェックと VAT 領収書必須チェック) があります。

• 詳しくは、設定ガイド Expense: 付加価値税/税管理をご参照ください。

監査ルールに関する一般概念

カスタム監査ルールは if/then 形式の条件文で、if で定義された条件に合致する場合に規定外フラグが作成されます。

条件 ("if/then" 形式の条件文の "if" にあたる部分)

カスタム監査ルールを作成または編集する際は、条件式 (ルールの if の部分) を定義する必要があります。この式には、条件を 1 つ取り込むことも、And または Or で各条件を区切り、複数の条件を取り込むこともできます。以下に例を示します。

• 会社の推奨支払先である Avis 以外の支払先に関連するレンタカーをすべて監視するとします。"Avis 以外の支払先からのレンタカー" に対する経費関連ルールの条件は以下のとおりです。

([経費タイプ] が [レンタカー] に等しい) および ([支払先] が [Avis] に等しくない)

監査ルール ツールでは、次のように表示されます。

• 朝食経費の限度額を 20.00 USD 未満に設定するとします。"20.00 USD 以上の朝食" の経費関連ルールの条件は以下のとおりです。

([経費タイプ] が [朝食] に等しい) および ([金額] が [20.00 USD] 以上)

監査ルール ツールでは、次のように表示されます。

• 1 人の従業員が提出したすべての経費精算レポートを監視するとします。"Chris Smith によって提出されたすべての経費精算レポートの確認" (従業員 ID が 5790556) の従業員関連ルールの条件は以下のとおりです。

([従業員 ID] が [5790556] に等しい)

監査ルール ツールでは、次のように表示されます。

• 条件エディターの詳細については、このガイドの条件式を理解するのセクションをご参照ください。

イベント (トリガー)

カスタム監査ルールを作成または編集する際に、ルールをトリガーするイベントを指定する必要があります。以下はその例です。

規定外フラグ ("if/then" 形式の条件文の "then" にあたる部分)

カスタム監査ルールを作成または編集する際に、規定外フラグを割り当てる必要があります。これは、if/then 形式の条件文の then にあたる部分です。すべての規定外フラグには以下が含まれます。

• 規定外フラグ コード: 規定外フラグを示す、すべて大文字の 8 桁までの英数字コード。会社が定義します。
• 規定外フラグ レベル: 会社で使用する規定外フラグのレベルの数 (最大で 99 段階)。会社が決定します。たとえば、6 段階の規定外フラグ レベルを使用し、レベル 1 はささいな違反、レベル 6 が重大な違反とすることができます。
  
  また、規定外フラグの重大レベルを定義して、そのレベルに達した場合に経費精算レポートの提出を阻止することができます。たとえば、レベル 6 の規定外フラグを含む場合は経費精算レポートを提出できない、というように設定します。

1. この限度額は、[設定] タブの [経費精算の管理] > [ワークフロー] で設定します。

規定外フラグの例:
朝食に対して許容される最大金額を規定外フラグ レベル 1 を使用して 20.00 USD 未満に定義するルールを作成したとします。ユーザーが 22.00 USD の朝食経費を含むレポートを提出するとします。この規定外フラグ レベルでユーザーが経費精算レポートを提出できなくなることはありません (レベル 6 の規定外フラグによってのみ提出が阻止されます)。そのため、提出すると、レポートはユーザーの承認者に送られます。承認者は、問題の処理方法を決定する必要があります。

承認者は、次の処理を実行可能です。

• 経費を "無修正" で支払う
• 経費精算レポート全体をユーザーに差戻して修正するか、会社の構成に応じて、レポート全体ではなく 1 つ以上の経費を差戻す
• 会社のポリシーに適合するように経費の金額を調整 (減額) してから、減額された金額を支払う (会社の構成で承認者が金額を調整できる場合)
• 規定外フラグ メッセージ: これは、[この経費の金額が会社が定義した限度額の 20.00 USD を超えています。] や [これはこの経費タイプの推奨支払先ではありません。レポートを送信する前にコメントを入力してください。] など、実際に表示されるメッセージです。
• 既定の規定外フラグ コードの一覧と、規定外フラグ コードによってそれらがレポートにどのように影響するかについては、このガイドの付録を参照してください。

表示先

ルールを作成または編集する場合、規定外フラグ メッセージが表示されるユーザーを定義する必要があります。

• 出張者 (ユーザー)、承認者、および経費の処理者: ユーザーが経費を保存するとトリガーされ、規定外フラグ メッセージがユーザー、承認者、および経費の処理者に表示されるルールを作成したとします。ユーザーがルールの条件を満たす経費を保存すると、規定外フラグ テキスト (メッセージ) がユーザー、承認者、および処理者に表示されます。
• 承認者および経費の処理者: ユーザーには規定外フラグ メッセージが表示されないため、規定外フラグが生成されたことをユーザーが知ることはありません。
• 経費の処理者: ユーザーおよび承認者には規定外フラグ メッセージが表示されないため、規定外フラグが生成されたことをユーザーおよび承認者が知ることはありません。

1. 同席者があるエントリの提出イベントを使用するルールの場合、同席者名とともに表示される規定外フラグ メッセージがすべてのユーザーに表示されます。

規定外フラグ メッセージは次のように表示されます。

• 経費精算レポートの提出を阻止する規定外フラグの赤色アイコン
• 経費精算レポートの提出を阻止しない規定外フラグの黄色アイコン
• 経費の処理者が規定外フラグをクリアした場合の青色アイコン

概要 – カスタム監査ルールの基本的な作成処理

要約すると、カスタム監査ルールの if 部分を完成させるには次の操作を行います。

1. ルールに名前を付けます。
2. ルールを発動するイベントを指定します。
3. ルールを編集できる (グループ構成の) 管理者を特定します。
4. ルールが適用されるグループ構成を特定します。
5. 監査ルールの条件エディターを使って条件を定義します。

カスタム監査ルールの then 部分を完成させるには次の操作を行います。

1. 規定外フラグ テキストの表示先を定義します。

• 出張者 (ユーザー)、承認者、および経費の処理者
• 承認者と経費の処理者
• 経費の処理者

1. 以下を含む適切な規定外フラグを選択 (または作成) します。

• 規定外フラグ コード
• 規定外フラグ レベル
• 規定外フラグ メッセージ

条件式を理解する

• 重要: 不必要に複雑な条件の評価は非効率的であり、望ましくない結果が生じる可能性が高くなります。

SAP Concur では、構成を行う前にロジックを紙に書き出しておくことを強くお奨めします。この際、サブ条件をグループ化し、最も単純な方法に整理できるため、監査ルールの管理ページでルールを作成する前に、全体的な正確性を確認することができます。

例 (パート 1/3、最初に紙に書き出した考え)

(

フィールドに [GROUP1] が含まれる

および (

([カード プログラム] は [個人用カード] または [部門カード])

および

([事業単位] は [販売] および [ビジネス タイプ] が [R&D] に等しい)

)

)

または

(

([カード プログラム] が [購入カード] および [事業単位] が [販売] および [ビジネス タイプ] が [R&D] に等しい)

および

[私的出費] が N

)

例 (パート 2/3、紙上での書き直しによる単純化)

フィールドに [GROUP1] が含まれる

および [事業単位] が [販売] に等しい

および [ビジネス タイプ] が [R&D] に等しい

(

[カード プログラム] が [個人用カード] に等しい

または [部門カード]

または ([購入カード] および [私的出費] が "N" に等しい)

)

例 (パート 3、SAP Concur 上)

条件式を作成または編集する際には、以下の点を考慮してください。

• 式に含める条件の数に制限はありません。先述した "20.00 USD 以上の朝食" の条件は次のようになります。

([経費タイプ] が [朝食] に等しい) および ([金額] が [20.00 USD] 以上)

ブール演算子の [And] で 2 つの条件を組み合わせています。

• 条件は一般的にフィールド、演算子、値の順に組み合わせたものです。以下に例を示します。
  

• フィールドは、データ オブジェクト (基本的にデータベースの表) とデータ オブジェクト内のフィールド (基本的にデータベースの列) で構成されています。選択したフィールドによって条件のデータ タイプ (数字、テキスト、日付など) が定義されます。
• 演算子は、用意されている比較演算子のリスト (が次の値に等しい、が次の値に等しくない、が次より大きい、など) から 1 つ選択します。比較するデータの型によって演算子のリストは変わります。
• 比較するデータのタイプによって、[いずれか]、[すべての]、および [次以内] の演算子も併せて使用します。たとえば、[レポートの提出] イベントに [エントリ] データ オブジェクトと [金額] フィールドや値を組み合わせると、複数の値を持ち、その結果複数の解釈のある演算子の値になります。この場合は、レポート レベルの条件によって次のようにルールが発動します。
• いずれか: レポートに含まれる経費のうちいずれか 1 つが演算子に対して真であるとき。経費のいずれかの "金額が次の値より大きい" に当てはまればルールがトリガーされます。
• すべて: レポートに含まれるすべての経費が演算子に対して真であるとき。すべての経費が "金額が次の値より大きい" に当てはまればルールがトリガーされます。
• 次以内: 日付範囲が評価されます。
  
  例 1 今日から 2 日後以内

• 例 2 今日から 2 日後以内でない

• 例 3 今日から 2 日前以内

• 例 4 今日から 2 日前以内でない

• 値は固定値です。また、フィールドと同様にどのようなデータ タイプでも使用可能です。ただし値のデータ タイプは、フィールドのデータ タイプと一致している必要があります。
• 2 つ目の条件を作成する場合は、フィールドのデータ タイプが 1 つ目のフィールドと一致している必要があります。
• 条件式が複数の条件から構成される場合、それぞれの式は And または Or で区切ります。
• 括弧はオプションで、And/Or 演算子の演算順序を定義するために使用します。括弧を使用しなかった場合、And/Or 演算は左から行われます。Or よりも And が優先されるということはありません。式は左から順に評価されます。
• 計算式に括弧を使用する場合、左括弧の数は右括弧の数に対応していなければなりません。両括弧はそれぞれ 3 つまで使用可能です。
  
  括弧の配置および左右括弧の数が正しい例:
  (条件 1) および (条件 2)
  
  左右括弧の数は一致しているが、括弧が正しくない例:
  条件 1) および (条件 2
  条件 1) および (条件 2) または (条件 3
  (条件 1)) および (条件 2
• 条件式では、すべての必要条件を含めたり除外したりする場合に正確であることが必須です。私的出費にルールを適用しない場合は、条件から私的出費を除外しなければなりません。

カスタム監査ルールとさまざまな通貨

既定では、為替レート機能を使用して、他の払戻通貨の金額をルールで識別された通貨に (評価目的で) "換算" します。為替レート機能は、SAP Concur によって提供されるレートを使用するように既定で構成されています。

為替レート機能がオフになっている場合、監査ルールでは、ルールで識別された通貨 (複数可) でのみ金額が評価されます。会社が複数の払戻通貨を使用している場合は、追加の払戻通貨に対して評価が行われるように為替レート機能を使用するか、または通貨ごとに個別のルールを作成する必要があります (以下の例を参照)。

例

10,000 USD を超えるものの、会社が従業員に対して米ドル、ユーロ、およびカナダ ドルで払戻を行うすべての経費精算レポートを監視するとします。次のいずれかを実行できます。

• 為替レート機能をオフにして、3 つの異なるルール (1 つは米ドル、1 つはユーロ、もう 1 つはカナダ ドル) または 3 部で構成される 1 つのルール (1 部は米国ドル、1 部はユーロ、もう 1 部はカナダ ドル) を作成します。
  
  - または -
• 為替レート機能を使用して、10,000 USD 相当を超える経費精算レポートが監視されるようにします。
• さらに詳しい情報は、設定ガイド Expense: 通貨管理をご参照ください。

日付処理

エントリ ルールでは経費の取引日が使用されます。取引日がない場合は提出日が使用されます。経費が未提出で、保存ルールの取引日がない場合は、現在の日付 ('今日') が使用されます。

レポートとその他のルールではレポートの提出日が使用されます。レポートが未提出の場合は、現在の日付が代わりに使用されます。

条件ページ

[監査ルール] の [条件] ページは、[ワークフロー] や [経費の処理者] に使用する [条件] ページと似ています。

表 1: [条件] ページの説明

表 2: データ オブジェクトと連動する選択肢

手順: カスタム監査ルール

カスタム監査へのアクセス

1. カスタム監査にアクセスするには:
2. [管理] > [経費精算] をクリックします。
3. [監査ルール] をクリックします。[監査ルール] ページの [カスタム] タブが表示されます。

• システムに追加のカスタム監査ルールが含まれている場合があります。提供されている監査ルールの簡単な説明については、このガイドで提供されているカスタム監査ルールを参照してください。

カスタム監査ルールの追加

1. カスタム監査ルールを追加するには:
2. [カスタム] タブで、[新規] をクリックします。[監査ルール] ステップが表示されます。

1. 適切なフィールドを入力します。

1. [次へ] をクリックします。[条件] ステップが表示されます。

1. ヘルパー ペインから適切なフィールドを選択します。

• このページの説明については、本ガイドの条件式を理解するをご参照ください。

1. これらの同じステップを使用してすべての条件を完了し、条件を追加する場合は [挿入]、条件を削除する場合は [削除] を使用します。

• [挿入] をクリックすると、新しい条件が下に追加されます。
• 既存の条件間に新しい条件を挿入するには、新しい条件の下に表示される条件を選択します。

[挿入] をクリックします。新しい空白行が表示されます。

1. すべての条件が追加されたら、[次へ] をクリックします。[規定外フラグ] ステップが表示されます。

1. [規定外フラグの表示先] リストから規定外フラグ メッセージを見ることのできるユーザーを以下より選択します。

• 出張者、承認者、および経費の処理者
• 承認者と経費の処理者
• 経費の処理者

1. 規定外フラグに対しては、次の操作が可能です。

• 既存の規定外フラグを使用できます。使用するには、目的の規定外フラグをクリックします。[規定外フラグ コード]、[規定外フラグ レベル]、[規定外フラグ テキスト] フィールドがページ上部に表示されます。
• 規定外フラグを新規作成できます。
• [新規] をクリックします。[新規規定外フラグ] ウィンドウが表示されます。

• フィールドに入力します。

• [保存] をクリックします。

1. [完了] をクリックします。

カスタム監査ルールのコピー

すべてのルールを作成する代わりに、類似するカスタム監査ルールをコピーし、そのコピーを編集することで、時間を節約することができます。たとえば、朝食 (20.00 USD)、昼食 (25.00 USD)、および夕食 (40.00 USD) に許容される最大金額を指定する 3 つのルールが必要であるとします。1 つ目を作成してから (たとえば、[朝食] の [経費タイプ] および [請求金額] 20.00 USD を使用)、コピーすることができます。[経費タイプ] を [昼食] に変更し、[請求金額] を 25.00 USD に変更することで、コピーを編集します。夕食ルールに対して同じプロセスを繰り返します。

• このページのすべてのフィールドの詳細については、本ガイドのカスタム監査ルールの追加セクションをご参照ください。

1. カスタム監査ルールをコピーするには:
2. [カスタム] タブで、コピーするルールを選択します。
3. [コピー] をクリックします。[監査ルール] ステップが表示されます。
4. 必要な変更を加えます。
5. [次へ] をクリックします。[条件] ステップが表示されます。
6. 必要に応じて条件を編集します。
7. [次へ] をクリックします。[規定外フラグ] ステップが表示されます。
8. 必要な変更を加えます。
9. [完了] をクリックします。

カスタム監査ルールの編集

• すべてのフィールドの詳細については、本ガイドのカスタム監査ルールの追加セクションをご参照ください。

1. カスタム監査ルールを編集するには:
2. [カスタム] タブで、編集するルールを選択します。
3. [修正] をクリックします。[監査ルール] ステップが表示されます。
4. 必要な変更を加えます。
5. [次へ] をクリックします。[条件] ステップが表示されます。
6. 必要に応じて条件を編集します。
7. [次へ] をクリックします。[規定外フラグ] ステップが表示されます。
8. 必要な変更を加えます。
9. [完了] をクリックします。

カスタム監査ルールの非アクティブ化/アクティブ化

使用する準備ができたらルールをアクティブ化します。

1. ルールを削除する代わりに、非アクティブ化することができます。後で必要になった場合に再度利用することができます。
2. カスタム監査ルールを非アクティブ化/アクティブ化するには:
3. [カスタム] タブで、アクティブ化するルールを選択します。
4. [非アクティブ化] または [アクティブ化] のいずれか該当するものをクリックします。

カスタム監査ルールの削除

ルールを削除すると、システムから完全に削除されます。再度使用する可能性があると思われる場合は、削除する代わりに非アクティブ化します。

1. カスタム監査ルールを削除するには:
2. [カスタム] タブで、削除するルールを選択します。
3. [削除] をクリックします。

カスタム監査ルールの表示

1. カスタム監査ルールを表示するには:
2. [カスタム] タブで、表示するルールを選択します。
3. [修正] をクリックします。[監査ルール] ステップが表示されます。
4. [次へ] をクリックしてページ間を移動します。
5. 終了したら、[完了] をクリックします。

その他のカスタム監査ルールの例

カスタム監査ルールのその他の例をいくつか説明します。

イメージ認証日付 (e 文書)

管理者は、[イメージ認証日付] フィールドの日付値に基づいて監査ルールを設定することができます。監査ルールが設定されていると、管理者は領収書のタイムスタンプ日と経費エントリの取引日を比較し、規定を満たしていない場合はユーザー/グループにアラートを送信し、経費精算レポートのフローを停止することができます。

現時点では、[イメージ認証日付] フィールドは日本で使用されている e 文書タイムスタンプの日付です。

[イメージ認証日付] フィールドの考慮事項:

• フィールドの計算は歴日に基づきます (営業日のロジックは含まれません)。
• 日数の計算に使用される日付は GMT タイムゾーンに基づきます。GMT タイムゾーンと JST タイムゾーンの時差を調整するため、目的の日数より 1 日短い日数の監査ルールを作成することをお勧めします。
• 監査ルールおよびコンプライアンス検証は、取引日に対してユーザーが提供した情報に基づきます。取引日を編集できるユーザーが、領収書情報に基づき取引日が正確であることを確認する責任があります。
• 管理者は、取引日と領収書のタイムスタンプ日を比較するための監査ルールを複数作成できるようになります。

e 文書のイメージ認証日付は、グリニッジ標準時 (GMT) に基づきます。これに対して、ユーザーの取引日が日本標準時 (JST) を使用している可能性があります。このような場合、監査ルールの設定でこの時差を調整する必要があります。GMT タイムゾーンと JST タイムゾーンの時差を調整するため、目的の日数より 1 日短い日数の監査ルールを作成することをお勧めします。

たとえば、イメージ認証日付が取引日よりも 3 日以上後であるインスタンスにフラグを設定する場合は、時差を調整するために値を 2 に設定することをお勧めします。

複数の経費タイプ ([次に含まれる]/[次に含まれない] および [が次の値に等しい]/[が次の値に等しくない])

複数の経費タイプを含むカスタム監査ルールを作成するとします。[条件] ページの [データ オブジェクト] リストから [エントリ] を選択すると、[演算子の選択] ヘルパー ペインに [次に含まれる]、[次に含まれない]、[が次の値に等しい]、および [が次の値に等しくない] の選択肢が表示されます。

[次に含まれる] または [次に含まれない] を選択すると、複数の経費タイプを選択して監査ルールに含めたり、監査ルールから除外したりすることができます。

[が次の値に等しい] または [が次の値に等しくない] を選択する場合は、1 つの経費タイプのみを選択することができます。

1. 複数のオブジェクトを選択するこのオプションは、経費タイプにのみ適用されます。

配賦

監査ルールを使用して特定の経費 (経費タイプ別など) が確実に配賦されるようにすることができます (つまり、ユーザーが入力した配賦情報があっても、経費の 100% とは限らない)。さらに、監査ルールを使用して、配賦済経費が完全に (100%) 配賦されるようにすることができます。

配賦を許可する監査ルールの条件を作成する場合は、条件の一部として以下を除外する必要があります。

• 私的出費タイプ
• 配賦できないその他の経費タイプ (仮払申請、仮払の返納、為替差損など)

以下の例では、航空運賃経費を完全に (100%) 配賦するとします。

取引タイプ

監査ルールの作成時に取引タイプを区別することができます。この場合、以下を選択できるとします。

• 明細のない経費
• 明細のある経費 (合計) (明細化された経費の "親" 部分)
• 経費の明細エントリ (明細化された経費の "子" 部分)

連結リスト

連結リストのデータに基づいてルールを作成できます。これを行うには、一覧で適切なレベルを選択します。このサンプルでは、ルールは連結リストの第 1 レベル ([部]) に基づいています。

管理者が [部] を選択すると、連結リストの名前 (この場合は [Department-Project]) が表示されます。管理者が連結リストを選択します。

次に、管理者が選択肢から適切なプロジェクト (この場合は [販売]) を選択します。

無効なリスト項目

レポートの提出時にカスタム リスト項目が有効になるように監査ルールを設定できます。

たとえば、カスタム リストが作成され、そのカスタム リストの項目を従業員が経費エントリで使用しています。ユーザーがエントリを保存してからレポートが提出されるまでの間に、カスタム リストから項目が削除されている可能性があります。 

会社は、レポートの提出時にカスタム リスト内の項目が有効になるようにする監査ルールを作成できます。

重複した取引の差異

複数の経費精算レポートにわたる場合でも、重複する経費の提出を監視 (または阻止) できるようにする監査ルールを作成するには、[重複した取引の差異] オプションを使用します。

ヒント: 重複する可能性がある経費精算レポートや経費精算レポート エントリの詳細などのリストを含めるには、規定外フラグ コードの出力に %lines% 変数を含めます。 警告: この経費エントリは重複している可能性があります。%lines%

[重複した取引の差異] を使用して監査ルールを作成する場合は、以下を指定します。

• 含める経費タイプ (夕食、ホテル) または除外する (タクシー、バス、仮払申請 (これらのタイプの経費は同じ日に複数回発生することが一般的であるため))
  – および –
• 差異の金額

1. 差異はすべてパーセント単位です。

次に、Concur Expense でユーザーの経費がチェックされ、以下の場合に監査ルールの規定外フラグが作成されます。

• 2 つ以上の経費の経費タイプが同じである
  – および –
• 提出されているがユーザーに返却されていない同じレポートまたは個別のレポートに経費がある
  – および –
• 取引の日付が同じである
  – および –
• 取引の払戻額が監査ルールで定義された差異条件と一致する

1. 監査ルールを作成するには、以下の手順に従います。
2. [監査ルール] ステップで、[名前]、[編集を許可]、[適用先]、および [アクティブ] フィールドに通常どおりに入力します。
3. [イベント] で、[エントリの提出] または [レポートの提出] を選択します。
4. [エントリの保存] のイベントを選択できますが、選択しないことを強くお勧めします。経費が保存されるたびに、Expense で監査ルールが実行され、提出されたレポートがすべてチェックされるため、パフォーマンスが低下する可能性があります。
5. [条件]ステップ:

• 私的出費に指定した経費の除外
• 含める経費タイプ (宿泊、レンタカー、夕食など) を指定します。
  – または –
  除外する経費タイプ (タクシー、仮払、為替差損など) を指定します。
• 差異の金額 (3% など) を指定します。

このルールでは、私的出費は除外されます。タクシー、地下鉄、通行料金などは除外され、当該の経費金額は別の経費の 3% 以内です。

差異演算子

[重複した取引の差異] では、常に、[次より小さい] または [次より小さいか等しい] 演算子を使用する必要があります。 この目的は、金額に定義された差異内の経費 (さまざまな通貨で金額を比較するための為替レートの適用を含む) を見つけることです。

1. この条件では、[次に等しい] 演算子を使用しないでください。
2. [規定外フラグ] ステップでは、規定外フラグをユーザー、承認者、および処理者に表示することを検討してください。次に、以下のいずれかを実行します。

• レポートの提出が阻止されないように、規定外フラグ レベルを十分に低く設定します。規定外フラグ テキストは、ユーザーに対する警告として機能し、承認者は経費の支払に関する決定を行うことができます。
• ユーザーが経費を提出できないように、規定外フラグ レベルを十分に高く設定します。実際に重複している場合は、ユーザーが削除する必要があります。単にユーザーが誤った場合は (日付が正しくないなど)、ユーザーが修正してから経費を提出できます。

1. ルールの規定外フラグには有効な業務上の理由がある場合が多いため、この選択は注意して使用する必要があります。

経費為替レートの差異

会社の為替レート インポートで提供される既定の為替レートまたは SAP Concur で提供されるレートと比較して、従業員が経費で使用する為替レートを監視できるようにする監査ルールを作成するには、[為替レートの差異] オプションを使用します。 

一般的なルールでは、既定のレートとの差異によって、さまざまな通貨プロバイダからの為替レートの変動 (通常は 2 ～ 10%) に対応できます。 下図に示すように、このフィールドに入力される値は既定の為替レートとの差異率です。

1. このルールで使用される差異はゼロよりも大きくする必要があります。サポートされている最小差異は 0.1% です。

日別/週別/月別/年別限度額 - 単一の経費タイプ

日別、週別、月別、または年別の限度額を超える経費の提出を監視 (または阻止) できるようにする監査ルールを作成するには、[限度額] オプションを使用します。たとえば、現在、夕食に $25 の制限があるとします。[週別限度額] オプションを使用すると、$100 の週別限度額を同様に (または代わりに) 設定できます。

[限度額] オプション ([日別総額]、[週別総額]、[月別総額]、[年別総額]) のいずれかを使用して監査ルールを作成する場合は、経費タイプおよび限度額を指定します。

次に、Concur Expense でユーザーの経費がチェックされ、以下の場合に規定外フラグが作成されます。

• 1 つ以上の経費が監査ルールで定義された日別、週別、月別、または年別限度額を超えている
  – および –
• 提出されているがユーザーに返却されていない同じレポートまたは個別のレポートに経費がある
  – および –
• 経費が監査ルールで指定された経費タイプと一致している
  – および –
• 取引日付が定義された頻度内にある
• "月別" が同じカレンダー月内として定義されている
• "週別" が同じカレンダー週の日曜日～土曜日として定義されている
• "次別" が 1 月 1 日～ 12 月 31 日のカレンダー年である

1. 条件エディターで複数の経費タイプを選択すると、総額が各経費タイプに個別に適用されます。
2. 監査ルールを作成するには、以下の手順に従います。
3. [監査ルール] ステップで、[名前]、[編集を許可]、[適用先]、および [アクティブ] フィールドに通常どおりに入力します。
4. [イベント] で、[エントリの提出] または [レポートの提出] を選択します。
5. [エントリの保存] のイベントを選択できますが、選択しないことを強くお勧めします。経費が保存されるたびに、Concur Expense で監査ルールが実行され、提出されたレポートがすべてチェックされるため、パフォーマンスが低下する可能性があります。
6. [条件]ステップ:

• 私的出費に指定した経費を除外します。
• 経費タイプを指定します。
• 限度額を指定します。

このルールでは、私的出費が除外され、夕食が指定され、週別限度額は 100 USD です。

1. 複数の経費タイプを選択すると、総額が各経費タイプに適用されます。複数の経費タイプを合計することはできません。たとえば、このオプションでは、朝食、昼食、夕食の金額を合計して日別の "食事" 限度額を作成することはできません。
2. [規定外フラグ] ステップでは、規定外フラグをユーザー、承認者、および処理者に表示することを検討してください。次に、以下のいずれかを実行します。

• レポートの提出が阻止されないように、規定外フラグ レベルを十分に低く設定します。規定外フラグ テキストは、ユーザーに対する警告として機能し、承認者は限度額超過経費の支払に関する決定を行うことができます。
• ユーザーが経費を提出できないように、規定外フラグ レベルを十分に高く設定します。ユーザーが限度額を超過した場合は、経費を提出するために、超過額が私的出費になるように経費を編集する必要があります。単にユーザーが誤った場合は、ユーザーが修正してから経費を提出できます。

1. ルールの規定外フラグには有効な業務上の理由がある場合が多いため、この選択は注意して使用する必要があります。

たとえば、規定外フラグ メッセージに変数を含めると、ユーザーに限度額や限度超過金額などを表示できます。詳細については、Concur Expense: 規定外フラグ設定ガイドをご参照ください。

日別/週別/月別/年別限度額 - 複数の経費タイプ

特定の経費タイプ セット全体で総額が日別、週別、月別、または年別の限度額を超える経費の提出を監視 (または阻止) できるようにする監査ルールを作成するには、[限度額] (複数の経費タイプ) オプションを使用します。たとえば、現在、1 日あたり 50 ドルの食事制限があるとします。[日別限度額 (複数の経費タイプ)] オプションを使用すると、この限度額に対する朝食、昼食、夕食の経費タイプの合計をチェックできます。

これらのルールの動作は、上記の単一の経費タイプ バージョンと非常に似ています。主な違いは、複数の経費タイプと単一の経費タイプが総計される点です。

複数の経費タイプの [エントリ データ オブジェクト] オプションは以下のとおりです。

• 日別総額 (複数の経費タイプ)
• 月別総額 (複数の経費タイプ)
• 週別総額 (複数の経費タイプ)
• 年別総額 (複数の経費タイプ)

日別/週別/月別/年別限度額に対する規定外フラグ メッセージの変数 - 単一または複数の経費タイプ

1. これらの変数は、重複している可能性がある経費を見つけるために [重複した取引の差異] ルールと組み合わせて使用することはできません。検証ルールでは、これらの変数を使用できません。

概要

お客様が金額ベースの監査ルール (日別、週別、または月別総額を追跡するルールなど) を使用する場合は、お客様がユーザー、承認者、または処理者 (あるいはすべて) に表示される規定外フラグ メッセージに変数を含めることもできます。たとえば、ユーザーが月に $50 を超える金額を事務用品に支出すると、監査ルールがトリガーされるとします。さらに、管理者が金額変数を含む規定外フラグ メッセージを作成したとします。

そのため、ユーザーが事務用品の経費として $15 を保存すると、[このタイプの経費の月別限度額は $50 です。経費が限度額を $10 超過したため、月別総額が $60 になります。必ず承認者に対するコメントを含めてください。] という規定外フラグ メッセージが表示される場合があります。

構成

基本のステップは次のとおりです。

• ステップ 1: サイト設定の設定
• ステップ 2: 監査ルールの作成
• ステップ 3: 規定外フラグの作成

ステップ 1: サイト設定の設定

この機能は、サイト設定でアクティブ化されます。

1. [管理] > [経費精算] をクリックします。
2. [サイト設定] をクリックします (左側メニュー)。
3. [限度額ベースの規定外フラグ メッセージに金額の表示を許可 (使用する場合のみ有効)] チェック ボックスを選択 (有効化) します。

変数を含む規定外フラグ メッセージを作成した後に、このチェック ボックスをクリア (無効化) すると、この例で示す金額の代わりに、変数構文がプレーン テキストで表示されます。

• 有効:
  [この領域の経費は、会社のポリシーで月額 €50.00 に制限されています。 今月は限度額を €30.48 超過した €80.48 を支出しました。]
• 無効:
  [この領域の経費は、会社のポリシーで月額 %AmountLimit% に制限されています。 今月は限度額を %AmountOverLimit% 超過した %TotalAmount% を支出しました。]
• サイト設定の詳細については、Concur Expense: サイト設定の設定ガイドをご参照ください。

ステップ 2: 監査ルールの作成

この機能をアクティブ化すると、管理者が監査ルールの規定外フラグ メッセージを作成できます。新しい規定外フラグ メッセージの変数は、以下の基準を満たす監査ルールとともに使用できます。

• イベントは以下のいずれかである必要があります。
• エントリの保存
• エントリの提出
• データ オブジェクトは エントリである必要があります。
• フィールド/値は以下のいずれかである必要があります。
• 金額
• 日別総額
• 日別総額 (複数の費用)
• 月別総額
• 月別総額 (複数の経費)
• 週別総額
• 週別総額 (複数の経費)
• 年別総額
• 年別総額 (複数の経費)
• 外貨金額
• 演算子は以下のいずれかである必要があります。
• 次より大きい
• 次より大きいか等しい

たとえば、この監査ルールでは月に総額 $50 以上の事務用品が追跡されるとします。

以下の点に注意してください。

• 複数の条件: 監査ルール内に基準を満たす金額条件が複数ある場合は、レポートされる金額を定義する条件を予測できません。ベスト プラクティス: 基準を満たす条件を 1 つのみ使用します。
• 差異あり: 監査ルールに差異が含まれる場合も、このタイプのルールとメッセージが機能します。お客様には事務用品に対する最大月別支出 $100 (差異 2%) に関するルールがあるため、ユーザーは規定外フラグなしで $102 まで支出できるとします。

このタイプのルールの場合:

• ルールは差異に基づいてトリガーされるため、ユーザーが $102 を超えるまで規定外フラグ メッセージは表示されません。
• 規定外フラグ メッセージは、差異が記載されていない $100 の基準額に基づいています。

したがって:

• ユーザーの月別総額が $101と等しい場合はルールがトリガーされないため、規定外フラグは表示されません。
• ユーザーの月別総額が $103 と等しい場合はルールがトリガーされ、このタイプのお客様が設定した [この領域の経費は、会社のポリシーで 1 カ月あたり $100 に制限されています。 今月は限度額を $3 超過した $103 を支出しました。] という規定外フラグ メッセージが表示されます。

ステップ 3: 規定外フラグの作成

次に、監査ルールの規定外フラグを作成する際に、管理者は以下の変数のいずれかまたはすべてを使用できます(これらの変数では大文字と小文字が区別されません)。

• 規定外フラグの作成の詳細については、Concur Expense: 規定外フラグ設定ガイドをご参照ください。

日別/週別/月別/年別取引頻度数 - 複数の経費タイプ

特定の経費タイプ セット全体で日別、週別、月別、または年別の頻度限度を超える経費の提出を監視 (または阻止) できるようにする監査ルールを作成するには、[取引頻度 (複数の経費タイプ)] オプションを使用します。たとえば、現在、特定の経費タイプ (年内のセミナーなど) の発生回数が制限されている場合があります。[年別取引回数 (複数の経費タイプ)] オプションを使用すると、この年別限度額と比較してセミナー料金の経費タイプ数をチェックできます。

複数の経費タイプの [エントリ データ オブジェクト] オプションは以下のとおりです。

• 日別取引回数 (複数の経費タイプ)
• 月別取引回数 (複数の経費タイプ)
• 週別取引回数 (複数の経費タイプ)
• 年別取引回数 (複数の経費タイプ)

法人カード取引が # 日よりも古い場合に提出を阻止

このルールでは、添付されていないカード取引のキューに X 日よりも古い 1 つ以上の取引が含まれていることが検出されると、ユーザーによる追加レポートの提出がブロックされます。

サンプル

このサンプルでは、未使用のカード取引日がレポートの計上日 + 指定日数を超える経費精算レポートの提出がブロックされます。

提出権限がない場合は、ユーザーが問題を解決するように求められます。

未使用または未提出の法人カード取引の管理

これらのルール オプションでは、未使用 (経費精算レポートに添付されていないか、未提出の経費精算レポートに添付されている) の法人カード取引を監視できます。これらのオプションを使用すると、お客様が定義した日数よりも古いカード取引をすべて提出するまで、その他の経費精算レポートを提出できないように監査ルールを設計できます。

これらのオプションは、[レポートの提出] イベントおよび [レポート] データ オブジェクトに関連付けられています。以下に例を挙げます。

このオプションを使用する場合は以下の点を考慮してください。

• 最初に、"古くなった" とみなす経過期間を決定します (例: 30 日間)。
• 次に、現在の日付を計上日と比較するのか取引日と比較するのかを決定します (例: 取引日から 30 日が経過) 。
• 次に、UNUSEDCC という名前の新しい規定外フラグを使用するかどうかを決定します。これを使用すると、古くなったカード取引がすでに添付されているレポートが 1 つ以上ある場合は、規定外フラグ メッセージにそのレポート名が表示されます。

サンプル

このサンプルでは、古くなったカード取引がすべて提出されるまで、経費精算レポートの提出がブロックされます。現金取引を含むレポートはすべて、古くなった取引が提出されるまでブロックされます。

機能の説明

ユーザーに古くなった未使用のカード取引があるとします。

同席者総額と同席者頻度 ([同席者がある入力の提出] イベントを使用)

以下を行うための同席者監査ルールを作成できます。

• 会社全体または現在の従業員 (現在のレポートの所有者) による監査限度に基づいて、同席者に支出した金額を追跡する
• 会社全体または現在の従業員 (現在のレポートの所有者) によって同席者として個人が指名された回数を追跡する

同席者監査ルール ([同席者がある入力の提出] イベント) については、以下の点に注意してください。

• 単一条件ルールの場合は、この条件に [同席者総額] データ オブジェクトが含まれている必要があります。
• 複数条件ルールの場合は、[同席者総額] データ オブジェクトを含む 1 つの条件のみがルールに含まれている必要があります。
• その他の監査ルールと同様に、ユーザー、ユーザーと承認者、またはユーザー、承認者、処理者に規定外フラグを表示できます。エントリに関連付けられている規定外フラグ テキストは、その他のカスタム ルールと同じ表示ガイドラインに従っています。ただし、同席者名とともに表示される規定外フラグ テキストは、すべてのユーザーに表示されます。
• その他の監査ルールと同様に、レポートが提出されないように規定外フラグ レベルを高く設定することもできます。エントリに関連付けられているアイコンは、標準のカラー ガイドライン (赤/黄/青) に従っています。ただし、同席者名とともに表示されるフラグは常に赤色です。
• 対象の従業員に適用される金額と頻度の総計は、経費エントリとともに保存されます。会社全体に適用される金額と頻度の総計は、経費エントリおよび同席者レコードとともに保存されます。
• 金額と頻度の両方について同席者総額を評価する監査ルールでは、同席者が親経費エントリに含まれている場合はオブジェクトを使用せずに、代わりに同席者を明細化エントリに含める必要があります。これらのオブジェクトを使用する場合、同席者を親エントリに含めないでください。

1. [同席者総額] ルールを作成するには、以下の手順に従います。
2. [監査ルール] ステップで、[名前]、[編集を許可]、[適用先]、および [アクティブ] フィールドに通常どおりに入力します。
3. 次に、以下の手順に従います。

• [イベント] で [同席者がある入力の提出] を選択します。
• [同席者総額の経費タイプ] で総額に含める経費タイプを選択します。

1. [条件]ステップ:

• 1 番目の条件では、"費用" オプションのいずれか (四半期別または年別、会社全体の場合は [すべて]、現在の従業員の場合は [従業員])、演算子、および金額を選択します。
• 2 番目の条件では、含めるまたは除外する同席者タイプを選択します。
• [無断キャンセル] 同席者タイプは、会社全体の累計額を表し、常にフラグが付けられる可能性があるため、除外することを検討してください。
• [この従業員] 同席者タイプは、現在の従業員であるため、除外することを検討してください。

1. [規定外フラグ] ステップ:

• ユーザーがフラグおよび規定外フラグ メッセージを確認できるように、規定外フラグをユーザー、承認者、および処理者に表示することを検討してください。
• レポートの提出が阻止されないように、規定外フラグ レベルを十分に低く設定することを検討してください。規定外フラグ テキストは、ユーザーに対する警告として機能し、承認者は経費の支払に関する決定を行うことができます。

1. [同席者頻度] ルールを作成するには、以下の手順に従います。
2. [監査ルール] ステップで、[名前]、[編集を許可]、[適用先]、および [アクティブ] フィールドに通常どおりに入力します。
3. 次に、以下の手順に従います。

• [イベント] で [同席者がある入力の提出] を選択します。
• [同席者総額の経費タイプ] で総額に含める経費タイプを選択します。

1. [条件]ステップ:

• 1 番目の条件では、"頻度" オプションのいずれか (月別、四半期別、または年別、会社全体の場合は [すべて]、現在の従業員の場合は [従業員])、演算子、および金額を選択します。
• 2 番目の条件では、含めるまたは除外する同席者タイプを選択します。
• [無断キャンセル] 同席者タイプは、会社全体の累計額を表し、常にフラグが付けられる可能性があるため、除外することを検討してください。
• [この従業員] 同席者タイプは、現在の従業員であるため、除外することを検討してください。

1. [規定外フラグ] ステップ:

• ユーザーがフラグおよび規定外フラグ メッセージを確認できるように、規定外フラグをユーザー、承認者、および処理者に表示することを検討してください。
• レポートの提出が阻止されないように、規定外フラグ レベルを十分に低く設定することを検討してください。規定外フラグ テキストは、ユーザーに対する警告として機能し、承認者は経費の支払に関する決定を行うことができます。

出張手当

• 出張手当監査ルールの詳細については、Concur Expense: Travel Allowance Setup Guide をご参照ください。

通常の経費としてのコーポレート カード ATM 取引

お客様は引き出しをインポートおよび明細化するために、ATM からのコーポレート カードの現金引き出しを仮払申請の代わりに経費タイプとして処理できます。このシナリオでは、不正行為の可能性のチェックとして以下のように [ATM チェック] 監査ルールが使用されます。

ATM チェック (CA ATM = Reg の場合はシステム監査ルールのアクティブ化)

[ATM チェック] 監査ルールは、不正行為が行われていないことを確認するためのお客様のニーズを満たすように変更する必要があります。インポート ファイル データの変更の特性によって、(銀行などで) ATM 手数料が発生する可能性を特定する特定の監査ルール条件は使用不可であるか、または推奨されていません。

ベスト プラクティスは、コーポレート カードの現金引き出しを仮払申請として処理することです。

経費と事前承認申請の限度額およびエントリの比較

複数の監査ルール条件では、申請およびその申請エントリから事前承認された限度額と経費を比較できます。

レポートに基づくサンプル:

• 経費精算レポートにリンクされた申請があることを確認します。

• 申請に対する経費総額がその申請の事前承認された総額を超過しているかどうかを確認します。

エントリに基づくサンプル:

• 出張申請のホテル セグメント エントリに対する経費総額がそのセグメントの事前承認された金額を超過しているかどうかを確認します。

日付オブジェクト - 日数および月数の加算と減算

日付オブジェクト (取引日など) を使用する際は、2 つの日付を区切る必要がある日数または月数について結果を分析できる日付オブジェクトの比較を指定できます。たとえば、出張の 30 日前に航空券を購入するという会社のポリシーがある場合は、日付範囲が必要な 30 日のポリシーに含まれている日付にフラグを設定して、購入日と出張日を書き留めるルールを作成できます。

Concur Expense および Concur Travel を使用するお客様向けの以下の例では、[開始日 (予定)] が [取引日] - 1 カ月と比較されます。[取引日] が [開始日] から 30 日以内である場合は、ルールが適用されます。

実際には、[開始日 (予定)] 値から 30 日が差し引かれ、出力日が [取引日] の前または後であるかどうかが確認されます。[取引日] が出力日よりも前である場合は、レポートにフラグが設定されません。[取引日] が出力日よりも後である場合は、ユーザーが [開始日 (予定)] の 30 日前にチケットを購入していないため、レポートにフラグが設定されます。

仮払申請 - 差引請求額管理から含まれる残高を除外

この条件は、[従業員] オブジェクトと連携し、ルールの分析時に差引請求額機能に含まれる残高を除外するルールを構築するために使用されます。これは、お客様のサイトで残高繰越機能と通常の仮払申請の両方を使用する場合に役立ちます。この新しいフィールドでは、ビジネス ニーズの目的に基づいた正確な監査ルールが許可されます。

• [仮払残高 (システムを除く)] は、ユーザーがレポートに割り当てることができる仮払申請の未処理残高を表します。このフィールドは、レポートに仮払申請を適切に添付するためのユーザーの行動をガイドまたは制御することを目的としたルールを作成する際に使用することが推奨されています。
• [仮払残高] は、ユーザーが未処理の仮払申請の全残高 (差引請求額管理追跡機能で管理される金額を含む) を表します。差引請求額の追跡を使用していないお客様の場合は、通常、未処理の仮払申請を参照するために使用できます。差引請求額の追跡を使用しているお客様の場合は、ユーザーが制御できない未処理のシステム管理の仮払金額に対する監査ルールが誤って発生する場合があります。

特定の支払タイプの未割り当てカード取引の検出

さまざまなカード タイプ (IBCP、CBCP など) をユーザーに発行する会社は、ユーザーがいずれかのカード タイプで残高を支払うタイミングを制御するために、[未使用のカード取引の支払タイプ] 監査ルール フィールドを使用してカード プログラム タイプを識別できます。この新しいルールは、[従業員] オブジェクトベースのルールで使用できます。

このフィールドの目的は、お客様が支払タイプに基づいてカード請求を提出する望ましい行動を強制できるようにすることです。

例

会社が以下のカードおよび支払パラメータを単一のユーザーに発行したとします。

次に、管理者が監査ルールを作成します。

カード支払タイプ間で監査ルールベースの区別を許可することで、ユーザーが別の支払タイプの手数料を含むレポートを自由に提出できるように、管理者が 1 つの支払タイプの未割り当て取引にフラグを設定できます。

日本の公共交通機関経路データを使用した検出とフラグ設定

日本の公共交通機関 (JPT) 機能の管理者は、JPT 固有のフィールドに基づいて規定外フラグを生成する監査ルールを作成できます。この機能では、特定のポリシー ルールによって従業員が (領収書が必要な) JPT 取引の経費を処理する方法を制限するお客様がサポートされます。規定外フラグを表示することで、これらの基準を会社のポリシー レベルで適用できます。

これらの新しいフィールドは、エンティティで JPT が有効であり、[エントリ] オブジェクトが選択されている場合に表示されます。

[監査ルール] > [カスタム] ページで、経費管理者が最初に経費タイプを [日本の公共交通機関] として設定します。次に、以下の図に示すように、別の条件を挿入して JPT 固有の監査ルールの値を設定します。

1. JPT 固有の監査ルールが適切に機能するようにするには、経費タイプを [日本の公共交通機関] に制限する必要があります。

[レポート開始日] フィールドと [レポート終了日] フィールドの使用

[レポート開始日] フィールドと [レポート終了日] フィールドをレポート ヘッダー フォームに追加すると、経費精算レポートの日付範囲を取得できます。これらのフィールドを使用する場合は、1 つのレポートで特定の期間にのみ対応できるように管理者が追加ルールを作成できます。

すべての経費がレポート開始日/終了日内であることが必要

以下の例では、[レポートの提出] イベントが使用されています。ユーザーが [レポート開始日] と [レポート終了日] の両方の値を指定した場合は、ルールによって経費エントリがチェックされ、取引日が指定された日付範囲内であることが確認されます。監査ルールでは、レポートの日付範囲外にある経費にフラグが設定されます。

1. 組織で会社請求の取引明細書 (CBS) 機能が使用されている場合は、このルールから取引明細レポートを除外するための条件を含めてください。たとえば、[レポート] - [レポート タイプ] -[ 次に等しくない] - [取引明細レポート] の最終条件では、ルールから取引明細レポートが除外されます。

別のレポートを重複させる可能性のあるレポートなし

以下の例では、[レポートの提出] イベントが使用されています。このルールでは、[日付が他のレポートと重複] 条件を使用して、従業員が以前 ("1 番目") のレポートの開始日と終了日が重複する 2 番目の経費精算レポートを提出していないことがチェックされます。これは、1 番目のレポートの [レポート開始日] と [レポート終了日] ヘッダー値を後続のレポートと比較することで行われます。提出されたレポートがその日付範囲内にある場合は、監査ルールがトリガーされ、規定外フラグが表示されます。

1. 共有されている単一の日付は、重複していると見なされません。たとえば、1 番目のレポートの [レポート終了日] が 2 番目のレポートの [レポート開始日] と同じである場合は、2 つのレポートで同じ日付が共有されている可能性があります。

走行距離差異 (Google マップ)

従業員が経費で入力した走行距離と Google マップで計算された距離との差異を監視できるようにする監査ルールを作成するには、[走行距離]オプションを使用します。 このサンプル ルールでは、 Google マップの走行距離計算ツールが入力に使用されなかった場合に規定外フラグが作成されません。

一般的なルールでは、既定の走行距離との差異で建設や事故などの現在の道路条件 (通常は
2-10% の間) に対応できます。 下図に示すように、このフィールドに入力される値は、Google マップの走行距離との差異率を表す小数値です。

Drive: Drive 不使用

このルールを使用すると、ユーザーが Drive を使用していない場合に [私有車の走行経費] を請求すると、コメントを入力するように強制されるようになります。

1. Drive とは、Concur のモバイル アプリ > [走行距離] > [自動追跡] から有効化される機能です。Drive を有効にするには、SAP Concur Support にお問い合わせください。

Drive: Drive ポリシー備忘メール

このルールを使用すると、ユーザーが Drive を使用していない場合に、想定外フラグ警告メッセージによって通知されるようになります。

1. Drive とは、Concur のモバイル アプリ > [走行距離] > [自動追跡] から有効化される機能です。Drive を有効にするには、SAP Concur Support にお問い合わせください。

Drive: 走行経路必須

このルールを使用すると、マッピングされた経路がない場合に経路を追加するように指示する規定外フラグが表示されるようになります。

1. Drive とは、Concur のモバイル アプリ > [走行距離] > [自動追跡] から有効化される機能です。Drive を有効にするには、SAP Concur Support にお問い合わせください。

外貨金額: 計上金額と通貨 ID

以下の点に注意してください。

• Concur Expense では、条件エディターで [外貨金額] オブジェクトを使用すると、取引金額ではなく、計上金額が比較されますで
• [金額] フィールドとして定義されているカスタム フィールドは、独自の通貨 ID がないため、監査ルール実行の目的のための払戻通貨であると見なされます。

ここでは、2 つの例を示します。

ルール #1: チップが金額と等しい

チップが購入金額と等しいかどうかをチェックするルールが必要であるとします。このルールは特に有用ではなく、単に上記の 2 つの点を示しています。

ルール

この場合は、エントリの保存時にルールがトリガーされます。

下記のルールは、チップ金額のカスタム フィールド ([カスタム 01 - チップ (外貨)] フィールドが朝食経費の計上金額と等しい場合にトリガーされます。

通常どおりに、監査ルールには規定外フラグと規定外フラグ コードが割り当てられます。

ルールのトリガー

予想どおりに、

• 10.00 EUR の外貨金額が 11.64 USD の計上金額に換算されます。
• 監査ルールは、カスタム [チップ (外貨)] フィールドが計上金額 ([金額 (USD)] フィールド) と等しい場合にのみトリガーされます。

ルール #2: チップが金額の 18% をよりも大きい

この場合は、エントリの保存時にルールがトリガーされます。

下記のルールは、チップ金額のカスタム フィールド ([カスタム 01 - チップ (外貨)] フィールドが昼食経費の計上金額の 18% よりも大きい場合にトリガーされます。

通常どおりに、監査ルールには規定外フラグと規定外フラグ コードが割り当てられます。

予想どおりに、

• 10.00 EUR の外貨金額が 11.70 USD の計上金額に換算されます。
• 11.70 の 18% は 2.106 です。 
• 監査ルールは、[チップ (外貨)] フィールドの金額が 2.106 (この場合は 2.11) よりも大きい場合にトリガーされます。

クレジット カードの付加価値税データ

AirPlus を使用するお客様は、SAP Concur で [税率] フィールドを使用して税率データをインポートできます。AirPlus データが提供されている場合は、SAP Concur で [税率] フィールドにインポートされます。

1. このフィールドでは、データが提供されていれば、任意のソースからの税率データのインポートもサポートされます。

このカスタム フィールドは自動的に使用可能になるため、使用するための追加の設定ステップやアクティブ化ステップはありません。

加盟店の税 ID

国が日本または日本国内の市区町村として指定されている経費エントリについては、[加盟店の税 ID] の値を日本の国税庁 (NTA) とともに検証するための監査ルールを作成できます。[加盟店の税 ID] が有効であるか、無効であるか、または [加盟店の税 ID] を日本の国税庁とともに検証できなかったか (未検証であるか) を判断するためのルールを作成できます。規定外フラグ レベルに応じて、経費を保存できるようになるか、規定外フラグが無効として表示され、経費を保存できなくなります。

経費エントリ フォームの初期設定

[加盟店の税 ID] 監査ルール機能を使用するには、経費エントリ フォームに以下が含まれている必要があります。

• [加盟店の税 ID] フォーム フィールド
  - および -
• 経費の国 (日本)

1. ユーザーが検証に必要な国の値を入力できるように、経費エントリ フォームには [国/地域] フィールドが含まれている必要があります。
2. 現時点では、[加盟店税 ID] の検証は、国が日本または日本国内の都市に設定されている経費エントリでのみ実行されます。

ルールの設定

エントリの [加盟店の税 ID] 値が以下の 3 つの方法でテストされるように監査ルールが設定されます。

• 有効: 日本の国税庁に従って、[加盟店の税 ID] が有効です
• 無効: 日本の国税庁に従って、[加盟店の税 ID] が無効です
• 未検証: 日本の NTA API を使用できないことが原因で、[加盟店の税 ID] の有効性を検証できませんでした

以下の図は、[加盟店の税 ID] が有効でないかどうかを判断するための監査ルールの条件の設定を示しています。

このルールに従って、[加盟店の税 ID] が有効でない場合は、規定外フラグが表示されます。このルールに従って、[加盟店の税 ID] が有効でない場合は、規定外フラグが表示されます。規定外フラグは、[規定外フラグ] ペインで指定できます。指定した規定外フラグのレベルに応じて、ユーザーが経費精算レポートの提出をブロックされる場合があります。ユーザーは [加盟店の税 ID] を変更し、経費を再度保存できます。これにより、監査ルールが再度実行され、改訂された [加盟店の税 ID] の検証が日本の国税庁とともに再度実行されます。

[加盟店の税 ID] が "未検証" であるかどうかをチェックする追加の監査ルールを含めると役立つ場合があります。この場合、[加盟店の税 ID] を検証するために日本の国税庁に到達できませんでした。

免責条項

1. この機能は、日本の国税庁によって請求書公表システム Web API (NTA-API) から取得された情報に基づいています。この機能の結果については、日本の NTA では一切保証されません。NTA-API は日本の NTA から提供されているため、SAP Concur  ではそのサービス時間を保証できません。ユーザーは、NTA-API のシステム エラーによって機能の結果が影響を受けることを認識している必要があります。

従業員の休暇

従業員が休暇を取得した期間内に日付が発生したかどうかを判断するための監査ルールを作成できます。

従業員は、SAP Concur 従業員プロファイルに複数の休暇を記録している可能性があります。休暇タイプは、[必須] (一般に、育児休暇などの法律または規制によって従業員に付与する必要がある休暇)、または [任意] (雇用主の裁量による休暇) にすることができます。

この監査ルールでは、ユーザーのプロファイルに記録されているとおりに、指定されたタイプの任意の休暇期間内に日付があるかどうかがテストされます。

ルールの設定

日付フィールドを含むデータ オブジェクト (経費エントリ) は、休暇監査ルールの基準として使用できます。

2 つの日付演算子 ([従業員の必須休暇内] と [従業員の任意休暇内]) を使用すると、特定の日付が休暇範囲内にあるかどうかを判断できます。

以下の図は、従業員が経費取引時に必須または任意の休暇中であったかどうかを判断するための監査ルールに対する条件の設定を示しています。

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 休暇 イベント: レポートの保存/提出

注意:

• 休暇の開始日および終了日と、休暇タイプ (必須または任意) の両方が使用されます。
• 従業員に複数の LOA 履歴がある場合、このルールでは以下のように日付がテストされます。
• 単一範囲 (範囲 A など) の開始日と終了日の間にある
• 範囲 A の開始日と範囲 B の終了日の間にない
• Concur Expense がユーザーのプロファイル サービスのユーザー データにアクセスできない場合、システム規定外フラグが表示されます。

提供されているカスタム監査ルール

複数のカスタム監査ルールが提供され、既定のルールとして表示される場合があります。

以下の点に注意してください。

• これらの提供されたルールがシステムに含まれていない場合は、サンプルを評価し、システム用に同様のルールを作成することを検討してください。
• この情報をガイドラインとして使用してください。以下の表は、提供されているカスタム ルールが最初に表示されたときの説明です。これらのルールは編集されている場合があります。
• これらのルールをアクティブ化する前に、ルールのページをすべて表示して、情報が想定どおりであることを確認します。必要に応じて、変更を行います。

提供されている監査ごとに以下のように変更します。

• [編集を許可] は [グローバル]
• [適用先] は [グローバル]
• [アクティブ] は [いいえ]

比較航空運賃

• [経費タイプ]: [航空運賃利用限度額超過] を指定します。これにより、利用限度額を超過した明細を示す航空運賃経費タイプにのみ監査ルールが適用されます。

• [私的出費 (払戻対象外)]: [いいえ] を選択します。これにより、私的としてマークされていない経費のみが監査ルールで考慮されます。

• [親経費]: [明細のある経費 (合計)] と同等ではない [取引タイプ] を選択します。これにより、通常の経費と明細がルールの対象になります。

• 出張予約に関連付けられていない経費

• 例 1: 航空運賃の利用限度超過額が所定のポリシー額を超えている経費の場合

たとえば、利用限度額超過の航空運賃経費に対して $100 のしきい値を設定することができます。さらに、ポリシー要件に基づいてこの監査ルールにさらに条件を追加できます。

• 例 2: 特定の理由コードを持つすべての航空運賃経費の場合

• 例 3: 利用限度超過額が許容範囲の 10% を超える場合

このタイプのルールでは、一定の許容範囲を超えた経費に監査フラグを立てることができます。

• 例 4: 経費タイプまたは必要とされる明細が間違っている場合

このタイプの [エントリの保存] 監査ルールでは、従業員が航空運賃および航空運賃利用限度額超過に明細化すべき航空運賃経費を判別できます。

航空運賃の限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 航空運賃の限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESWARN 規定外フラグ テキスト: マネージャー承認と監査が必須です。

航空運賃の支払方法

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 航空運賃の支払方法 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESPAY 規定外フラグ テキスト: この経費タイプに推奨されている支払方法は社用クレジット カードです。

航空運賃優先業者

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 航空運賃優先業者 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESPREF 規定外フラグ テキスト: この業者は推奨されている業者ではありません。承認者に説明を提供してください。

従業員への支払金額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 従業員への支払金額 イベント: レポートの提出 規定外フラグ コード: CESWARN 規定外フラグ テキスト: マネージャー承認と監査が必須です。

銀行口座通貨チェック

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 銀行口座通貨チェック イベント: レポートの提出 規定外フラグ コード: NOTBACRN 規定外フラグ コード: ユーザーはレポートを提出できません。

朝食の限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 朝食の限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESINFO 規定外フラグ テキスト: 経費が会社の出張ポリシーに従っていません。

出張中の食事の限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 出張中の食事の限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESWARN 規定外フラグ テキスト: マネージャー承認と監査が必須です。

レンタカーの限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: レンタカーの限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESWARN 規定外フラグ テキスト: マネージャー承認と監査が必須です。

レンタカーの限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: レンタカーの限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESWARN 規定外フラグ テキスト: マネージャー承認と監査が必須です。

レンタカーの支払方法

名前/イベント/コード/テキスト
名前: レンタカーの支払方法 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESPAY 規定外フラグ テキスト: この経費タイプに推奨されている支払方法は社用クレジット カードです。

レンタカー優先業者

名前/イベント/コード/テキスト
名前: レンタカー優先業者 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESPREF 規定外フラグ テキスト: この業者は推奨されている業者ではありません。承認者に説明を提供してください。

夕食の限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 夕食の限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESINFO 規定外フラグ テキスト: 経費が会社の出張ポリシーに従っていません。

重複したチケット番号

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 重複したチケット番号 イベント: エントリの提出 規定外フラグ コード: TICKDUPL 規定外フラグ テキスト: 同じ航空券番号で別の経費が提出されています。 レポート: <レポート ID>、<レポート名> 経費: <取引日>、<経費タイプ>、<経費金額 + ISO 通貨>

重複取引チェック

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 重複取引チェック イベント: エントリの提出 規定外フラグ コード: DUPLICAT 規定外フラグ テキスト: 警告: この経費エントリは重複している可能性があります。%lines% %lines% は重複している可能性があるレポート/レポート エントリ詳細のリストです。 [重複した取引の差異] では、常に、[次より小さい] または [次より小さいか等しい] 演算子を使用する必要があります。 この目的は、金額に定義された差異内の経費 (さまざまな通貨で金額を比較するための為替レートの適用を含む) を見つけることです。 この条件では、[次に等しい] 演算子を使用しないでください。

コーポレート カード取引チェックなしの電子領収書

名前/イベント/コード/テキスト
名前: コーポレート カード取引チェックなしの電子領収書 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: RCTNOCRD 規定外フラグ テキスト: 警告:経費の E-Receipt がありますが、該当するコーポレート カード取引がありません。カード取引が利用できるようになるまで、このレポートの提出をお待ちください。

交際費などの限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 交際費などの限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESBUS 規定外フラグ テキスト: 同席者あたりの経費額が $75.00 を超えています。

経費限度額チェック

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 経費限度額チェック イベント: エントリの提出 規定外フラグ コード: CESLIMIT 規定外フラグ テキスト: 昼食経費タイプの金額が週限度額を超えています。

週末日の経費

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 週末日の経費 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: EXPWE 規定外フラグ テキスト: 週末に経費が発生します。

ホテル明細化必須

名前/イベント/コード/テキスト
名前: ホテル明細必須 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESITMIZ (レポートを提出する前に、この入力を明細にする必要があります。)

宿泊の支払方法

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 宿泊の支払方法 イベント: エントリの提出 規定外フラグ コード: CESPAY 規定外フラグ テキスト: この経費タイプに推奨されている支払方法は社用クレジット カードです。

昼食の限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 昼食の限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESINFO 規定外フラグ テキスト: 経費が会社の出張ポリシーに従っていません。

事務用品の限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 事務用品の限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESINFO 規定外フラグ テキスト: 経費が会社の出張ポリシーに従っていません。

駐車場の限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 駐車場の限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESINFO 規定外フラグ テキスト: 経費が会社の出張ポリシーに従っていません。

コーポレート カードの私的使用

名前/イベント/コード/テキスト
名前: コーポレート カードの私的使用 イベント: エントリの提出 規定外フラグ コード: CESINFO 規定外フラグ テキスト: 経費が会社の出張ポリシーに従っていません。

レポート総計

名前/イベント/コード/テキスト
名前: レポート総計 イベント: レポートの提出 規定外フラグ コード: CESWARN 規定外フラグ テキスト: マネージャー承認と監査が必須です。

タクシーの限度額

名前/イベント/コード/テキスト
名前: タクシーの限度額 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: CESINFO 規定外フラグ テキスト: 経費が会社の出張ポリシーに従っていません。

チケット番号の不一致

名前/イベント/コード/テキスト
名前: チケット番号の不一致 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: TICKMISM (この経費のチケット番号は関連するレコードのチケット番号と異なります: %ticket%)

出張チケット番号の不一致

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 出張チケット番号の不一致 イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: TICKMISM 規定外フラグ テキスト: この経費のチケット番号は関連するレコードのチケット番号と異なります: %ticket%

1. [チケット番号] フィールドのデータは、既定の合計数に合わせ、 合計文字数の不一致ではなく、データに基づいて監査ルールがトリガーされるように、14 文字から 13 文字に切り捨てられます。

出張強制的な一致: E-Receipt、出張、およびカード データ

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 出張強制的な一致: E-Receipt、出張、およびカード データ イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: FORMATCH 規定外フラグ テキスト: E-Receipt または出張データがありますが、一致するクレジット カード取引がありません。クレジット カード取引が Concur Expense へインポートされるまで、この E-Receiptの追加はお待ちください。

出張支払タイプ

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 出張支払タイプ イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: TRVPYMT 規定外フラグ テキスト: Travel 経由の空路、レンタカー、ホテル予約は法人カードへの請求であるべきです。

出張一致する予約なし

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 出張一致する予約なし イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: NOMATCH 規定外フラグ テキスト: この経費に一致する出張予約がありません。出張をインポートして予約を適用するか経費精算レポートのコメントでこの経費に予約がない理由を説明してください。

出張一致しない予約 (承認者/処理者のみ)

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 出張一致しない予約 (承認者/処理者のみ) イベント: エントリの保存 表示: 承認者と処理者のみ 規定外フラグ コード: CMNTTRVL 規定外フラグ テキスト: この経費に一致する出張予約がありません。Concur Travel を使わずに予約が行われた理由を適切に経費のコメントで説明してください。

出張実際対予約、航空運賃

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 出張実際対予約、航空運賃 イベント: エントリの提出 規定外フラグ コード: AVSBCOST 規定外フラグ テキスト: 経費が出張予約の見積経費を上回っています。

Travel 実際対予約、レンタカー

名前/イベント/コード/テキスト
名前: Travel 実際対予約、レンタカー イベント: エントリの提出 規定外フラグ コード: AVSBCOST 規定外フラグ テキスト: 経費が出張予約の見積経費を上回っています。

出張実際対予約、レンタカー一日あたり

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 出張実際対予約、レンタカー一日あたり イベント: エントリの提出 規定外フラグ コード: AVSBPERD 規定外フラグ テキスト: 1 日あたりの経費が出張予約の 1 日あたりの見積経費を上回っています。

出張実際対予約、一日当たりの部屋の料金

名前/イベント/コード/テキスト
名前: 出張実際対予約、一日当たりの部屋の料金 イベント: エントリの提出 規定外フラグ コード: AVSBPERD 規定外フラグ テキスト: 1 日あたりの経費が出張予約の 1 日あたりの見積経費を上回っています。

以下の表では、付加価値税を追跡する会社で使用される 2 つのルールについて説明します。

提供されている監査ごとに以下のように変更します。

• [編集を許可] は [グローバル]
• [適用先] は [グローバル]
• [アクティブ] は [はい]

VAT 通貨整合性チェック

名前/イベント/コード/テキスト
名前: VAT 通貨整合性チェック イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: VATCRN 規定外フラグ テキスト: 使用されている通貨は、この場所の通貨ではありません。

VAT 領収書必須チェック

名前/イベント/コード/テキスト
名前: VAT 領収書必須チェック イベント: エントリの保存 規定外フラグ コード: VATRCPT 規定外フラグ テキスト: この経費には領収書が必須です。領収書ステータスは [領収書なし] です。

ランダム監査ルール

ランダム監査ルールでは、選択した提出済経費精算レポートを以下の方法のいずれかで監査できます。

• シーケンス: シーケンス監査は、ユーザーが提出するレポートの数 (レポート 10 件など) に基づきます。その後、選択したグループから提出された 10 番目の経費精算レポートごとに監査されます (最大値は 999,999 です)。
• パーセント: 監査率は、レポートが監査される確率 (10% など) に基づきます。つまり、選択したグループから提出される各レポートが監査される確率は 10% です (最大値は 100% です)。

1. パーセントベースのランダム監査ルールは、平均に基づきます。長期的には、目的の割合のレポートが監査されます。短期的には、監査対象レポートの正確な割合が若干増減する場合があります。

• 重要: 会社にはグループ構成ごとにアクティブなランダム監査ルールが 1 つのみ必要です。SAP Concur では、複数のランダム ルールをアクティブ化できますが、結果は信頼できません。ベスト プラクティスは、グループ構成ごとにアクティブなランダム監査ルールを 1 つのみにすることです。

一般概念

一般概念

グループとランダム監査ルール

シーケンス ランダム監査ルールはグループ 1 にのみ適用され、グループ 1 のメンバーから提出された 10 番目のレポートごとに監査されるとします。ルールをグループ 1、グループ 2、グループ 3 に適用すると、監査目的でグループが結合されるため、グループ 1、グループ 2、またはグループ 3 のメンバーから提出された 10 番目のレポートごとに監査されます。つまり、グループ 1 の 10 番目のレポート、グループ 2 の 10 番目のレポート、グループ 3 の 10 番目のレポートではなく、集合グループの 10 番目のレポートです。

パーセントベースのランダム監査ルールも基本的に同様に機能します。

• 取引明細レポートおよびランダム監査ルールの詳細については、Concur Expense: 会社請求の取引明細書レポート設定ガイドをご参照ください。

イベント (トリガー)

ランダム監査ルールを作成または編集する際は、以下のようにルールをトリガーするイベントを指定する必要があります。

• レポートの提出: ワークフローの開始前に、レポートが提出されるとすぐにルールがトリガーされます。さまざまなルールによってレポートの提出がブロックされる可能性があるため、ランダム監査ルール頻度構成に関するレポートが考慮されるように、ワークフローの開始時に情報が再評価されます。
• レポートの提出後: レポートがワークフローに入ると、ルールがトリガーされます。

表示先

ランダム監査ルールを作成または編集する際は、規定外フラグ テキストが表示されるユーザーを定義する必要があります。

• 出張者 (ユーザー)、承認者、および経費の処理者: ユーザー、承認者、および経費の処理者に規定外フラグ テキストを表示します。
• 承認者と経費の処理者: ユーザーには規定外フラグ メッセージを表示しません。したがって、レポートが監査されることを知られることはありません。
• 経費の処理者: ユーザーと承認者には規定外フラグ テキストを表示しません。したがって、レポートが監査されることを知られることはありません。

規定外フラグ メッセージは以下のアイコンとともに表示されます。

• 黄色のアイコン: 規定外フラグによって経費精算レポートの提出が阻止されません
• 青色のアイコン: Concur Expense 処理者によって規定外フラグがクリアされました

規定外フラグ

ランダム監査ルールを作成または編集する際は、規定外フラグを割り当てる必要があります。すべての規定外フラグには以下が含まれます。

• 規定外フラグ コード: 規定外フラグを示す、すべて大文字の 8 桁までの英数字コード。会社が定義します。
• 規定外フラグ レベル: 会社で使用する規定外フラグのレベルの数 (最大で 99 段階)。会社が決定します。たとえば、6 段階の規定外フラグ レベルを使用し、レベル 1 はささいな違反、レベル 6 が重大な違反とすることができます。

また、規定外フラグの重大レベルを定義して、そのレベルに達した場合に経費精算レポートの提出を阻止することができます。たとえば、レベル 6 の規定外フラグを含む場合は申請を提出できない、というように設定します。

管理者は提出が阻止されるようにカスタム監査ルールを定義できますが、この影響に対するランダム監査ルールを定義することはできません。管理者は、提出が阻止されない規定外フラグ レベルで規定外フラグを選択します。

• 規定外フラグ メッセージ: 実際には、[このレポートはランダム監査の対象に選ばれました。] などのメッセージが表示されます。
• 既定の規定外フラグ コードの一覧と、規定外フラグ コードによってそれらがレポートにどのように影響するかについては、このガイドの付録を参照してください。

概要 – ランダム監査ルールの基本的な作成処理

要約すると、ランダム監査ルールを作成する際は以下の手順に従います。

1. ルールに名前を付けます。
2. 監査のタイプを定義します。

• パーセント
• シーケンス

1. ルールをトリガーするイベントを特定します。

• レポートの提出
• レポートの提出後

1. 規定外フラグ テキストの表示先を定義します。

• 出張者 (ユーザー)、承認者、および Concur Expense 処理者
• 承認者および Concur Expense 処理者
• Concur Expense 処理者

1. 以下を含む適切な規定外フラグを選択 (または作成) します。

• 規定外フラグ コード
• 規定外フラグ レベル
• 規定外フラグ テキスト

1. ルールを編集できる (グループ構成の) 管理者を特定します。
2. ルールが適用されるグループ構成を特定します。
3. ルールをアクティブ化します。

手順: ランダム監査ルール

ランダム監査へのアクセス

1. ランダム監査にアクセスするには、以下の手順に従います。
2. [管理] > [経費精算] をクリックします。
3. [監査ルール] (左側のメニュー) をクリックします。[カスタム] タブが表示されます。
4. [ランダム] タブをクリックします。

ランダム監査ルールの追加

1. ランダム監査ルールを追加するには、以下の手順に従います。
2. グリッド内の 1 行目 (黄色の背景) を使用して、新しいルールを追加します。[名前] フィールドをクリックし、ルール名を入力します。

1. [タイプ] フィールドをクリックします。[ルール タイプ] ウィンドウが表示されます。

• 以下のいずれかを選択します。
• [パーセント] を選択してから、適切なパーセントを入力します。
• [シーケンス] を選択してから、適切な番号を入力します。
• [保存] をクリックします。

1. [イベント] フィールドで以下のいずれかを選択します。

• レポートの提出
• レポートの提出後

1. [規定外フラグ コード] フィールドをクリックします。[規定外フラグ]ウィンドウが表示されます。

• [規定外フラグの表示先] リストから規定外フラグ メッセージを見ることのできるユーザーを以下より選択します。
• 出張者 (ユーザー)、承認者、および Concur Expense 処理者
• 承認者および Concur Expense 処理者
• Concur Expense 処理者
• 規定外フラグ リストを使用して、以下を実行できます。
• 既存の規定外フラグを使用できます。
• 規定外フラグを新規作成できます。
• 本ガイドのカスタム監査ルールの追加で規定外フラグの情報をご参照ください。

1. [編集を許可] フィールドで、このルールを編集できるグループ構成を選択します。
2. [適用先] フィールドで、このルールが適用される適切なグループ構成を選択します。
3. [保存] をクリックします。
4. ルールが選択された状態で [アクティブ化] をクリックします。

• 重要: 会社にはグループ構成ごとにアクティブなランダム監査ルールが 1 つのみ必要です。SAP Concur では、複数のランダム ルールをアクティブ化できますが、結果は信頼できません。ベスト プラクティスは、グループ構成ごとにアクティブなランダム監査ルールを 1 つのみにすることです。

ランダム監査ルールの編集

• すべてのフィールドの詳細については、本ガイドのランダム監査ルールの追加セクションをご参照ください。

1. ランダム監査ルールを編集するには、以下の手順に従います。
2. [名前] フィールドで、必要に応じて名前を変更します。
3. [タイプ] フィールドをクリックします。[ルール タイプ] ウィンドウが表示されます。

• 必要な変更を加えます。
• [保存] をクリックします。

1. 残りのフィールドでも、必要な変更を行います。
2. [保存] をクリックします。

ランダム監査ルールの非アクティブ化/アクティブ化

使用する準備ができたらルールをアクティブ化します。

ルールを削除する代わりに、非アクティブ化することができます。後で必要になった場合に再度利用することができます。

1. ランダム監査ルールを非アクティブ化/アクティブ化するには、以下の手順に従います。
2. [ランダム] タブで目的のルールを選択します。
3. [非アクティブ化] または [アクティブ化] のいずれか該当するものをクリックします。

ランダム監査ルールの削除

ルールを削除すると、システムから完全に削除されます。再度使用する可能性があると思われる場合は、削除する代わりに非アクティブ化します。

1. ランダム監査ルールを削除するには、以下の手順に従います。
2. [ランダム] タブで、削除するルールを選択します。
3. [削除] をクリックします。

付録 - 既定の規定外フラグ コード

Concur Expense で提供されている規定外フラグ コードによって、ユーザーの規定外フラグ レベルの総計が増加することはありません。つまり、以下の規定外フラグ コードが使用されている場合は、監査ルール (カスタムまたはランダム) が規定外フラグ レベルのカウント時に無視されます。

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